Uppföljning - Rutinkrav 5
"Leverantören ska ha antagit rutiner för att regelbundet följa upp efterlevnad av Villkoren."
Innehåll på denna sida
Syfte
Syftet med att begära att leverantören har rutiner för uppföljning är att säkerställa att leverantören, som en del i sitt riskhanteringsarbete, kontrollerar att Villkoren faktiskt efterlevs i leveranskedjan. Dessutom ger det den upphandlande myndigheten kunskap om att de åtgärder som leverantören vidtar för att förebygga avvikelser har önskad effekt.
Bedömningskriterier
För att uppfylla rutinkrav 5 om uppföljning ska leverantören:
- Redogöra för vilka aktiviteter som har vidtagits för att identifierade risker i den egna verksamheten och i leveranskedjan avseende de varor och tjänster som omfattas av kontraktet.
- Redogöra för hur systematisk uppföljning av att Villkoren efterlevs i den egna verksamheten och i leveranskedjan, exempelvis hur urvalet sker av vilka leverantörer och underleverantörer som följs upp med hänsyn till de identifierade riskerna.
Vägledning
Uppföljning är nödvändigt för att ta reda på om leverantören hanterar sina risker för avvikelser från Villkoren på ett effektivt sätt, och vad som eventuellt behöver åtgärdas för att kunna arbeta mot ständiga förbättringar. Uppföljningen bör utgå från riskanalysen och särskilt rikta in sig på att följa upp hur effektivt leverantören hanterar risker i förhållande till personer som tillhör grupper som är särskilt sårbara eller som löper en förhöjd risk att bli påverkade.
Det kan i vissa fall vara svårt för leverantören att utvärdera underleverantörer i kedjan på grund av bristande insyn och inflytande. Detta minskar dock inte leverantörens ansvar för att hantera risker i olika led i kedjan. Leverantören ska i dessa situationer vidta lämpliga åtgärder att utifrån sina förutsättningar övervaka och hantera riskerna. Samverkan med andra organisationer och gemensamma branschinitiativ är ett sätt att åstadkomma detta, och är allt vanligare för att hantera gemensamma utmaningar i leveranskedjor.
Metod för uppföljning
Uppföljningen kan ske på olika sätt, exempelvis genom självskattningsenkäter, egna eller tredjepartsrevisioner, eller klagomålsmekanismer. Även insatser som bygger upp underleverantörernas kapacitet kan vara en del av uppföljningen, till exempel genom utbildning. Om delar av leveranskedjan har granskats inom ramen för någon gällande social standard, till exempel SA8000, RBA, EICC, eller Fair Wear Foundation, kan dessa också utgöra del av uppföljningen.
Metoden för uppföljning kan variera beroende på risken, leverantören i fråga och varorna eller tjänsterna. Däremot är det avgörande att åtgärder kopplas direkt till den identifierade risken, och inte är generella åtgärder för att stärka leverantörens hållbarhetsprofil.
Åtgärder kan exempelvis vara att begära in information från underleverantörer om hur riskerna har hanterats, genomföra på platsrevisioner för att verifiera efterlevnaden, genomföra utbildningsinsatser för att öka medvetenheten hos underleverantörer, upprätta klagomålsmekanismer, renovera fabrikslokaler, inhandla skyddsutrustning med mera.
Revisioner
Revisioner är en vanlig metod för uppföljning som kan ge leverantören resultat som är jämförbara över tid eller med land- och branschgenomsnitt. Revisionerna kan vara utförda av leverantören i egen regi eller genom en tredje part.
Beroende på vilket led i leveranskedjan som revideras kan revisionen se olika ut. När en underleverantör revideras som är grossist i ett land med låg risk för avvikelser från Villkoren, är det mer relevant att granska grossistens rutiner och processer för vidareförmedling av kraven och kontroll av efterlevnad.
Om det däremot är en revision av fabriken där varan tillverkas behöver en på plats-revision genomföras. En på plats-revision består i regel av tre steg: (1) granskning av dokumentation, (2) intervjuer med ledning och anställda, och (3) inspektion av arbetsplatsen och eventuella boendeutrymmen. En revisionsrapport bör gå igenom resultatet av dessa tre steg, redogöra för avvikelser och presentera förslag till åtgärder.
En mindre leverantör kan ha mer begränsade möjligheter att genomföra egna revisioner, men de kanske har ett större företag som underleverantör som genomför egna revisioner. Leverantören kan då granska deras revisionsrapporter som ett led i sin egen uppföljning.
Klagomålsmekanismer
Utöver uppföljning i form av självskattningsenkäter och revisioner är klagomålsmekanismer en viktig kanal för inhämtande av information om hur Villkoren efterlevs. Välfungerande klagomålsmekanismer kan ge leverantören kontinuerlig information om potentiella avvikelser som ibland kan vara svåra att upptäcka vid revisioner.
Det är vanligt att större företag bygger upp egna klagomålsmekanismer där anställda eller andra intressenter ska kunna uppmärksamma företaget på att det har skett en avvikelse från Villkoren. Dessa är dock inte alltid så välfungerande eftersom de ofta använder telefonnummer eller e-postadresser långt från tillverkningslandet. Ofta kan det fungera bättre att bygga upp sådana instanser i samarbete med lokala organisationer som har en kanal till de anställda och till lokalbefolkningen. Detta är också ett område där det är lämpligt att samverka med andra företag eller aktörer.