Upphandla
När ni genomför upphandlingen ska ni formulera de krav och villkor om ansvarsfulla leveranskedjor som ska ingå i upphandlingsdokumenten. Till er hjälp finns färdiga mallar som vi på Upphandlingsmyndigheten har tagit fram.
Innehåll på denna sida
- Stöd i upphandlingsfasen
- Fastställ kontraktsvillkor om ansvarsfulla leveranskedjor
- Arbetsrättsliga villkor enligt kollektivavtal
- Leverantörens skyldighet enligt kontraktet
- Omfattningen av villkoren
- Underleverantörer
- Hur leverantören uppfyller kontraktsvillkoren
- Uppföljning av villkoren och hantering av brister
- Kommunicera villkoren till potentiella leverantörer
Stöd i upphandlingsfasen
I upphandlingsfasen hanterar ni följande uppgifter:
- fastställ villkor om ansvarsfulla leveranskedjor i upphandlingsdokumenten
- kommunicera villkoren till potentiella leverantörer.
Fastställ kontraktsvillkor om ansvarsfulla leveranskedjor
Upphandlingsmyndigheten har tagit fram kontraktsvillkor om ansvarsfulla leveranskedjor som ni kan använda i er upphandling. Villkoren finns på två olika nivåer:
- Arbetsrättsliga villkor enligt ILO:s kärnkonventioner (basnivå)
- Villkor om hållbara leveranskedjor (avancerad nivå)
Villkoren på basnivå är utformade för att ni ska kunna uppfylla era skyldigheter enligt bestämmelserna om arbetsrättsliga villkor när arbetet utförs utanför Sverige.
Arbetsrättsliga villkor i upphandlingsreglerna
Villkoren på avancerad nivå är mer omfattande och omfattar områdena mänskliga rättigheter, arbetares rättigheter, miljöhänsyn och anti-korruption som tillsammans utgör hållbara leveranskedjor. De avancerade villkoren omfattar också hela leveranskedjan, till skillnad från villkoren på basnivå.
Vad innebär ILO:s kärnkonventioner?
Internationella arbetsorganisationen (ILO) är FN:s expertorgan för sysselsättnings- och arbetslivsfrågor. År 1998 antog ILO en deklaration om grundläggande principer och rättigheter i arbetslivet, vilka har kommit att kallas kärnkonventioner. År 2022 lade ILO till en säker och hälsosam arbetsmiljö till de grundläggande principerna.
Kärnkonventionerna är tio stycken, och rör fem olika områden:
- föreningsfrihet och kollektiva förhandlingar (ILO 87 och 98)
- tvångsarbete (ILO 29 och 105)
- barnarbete (ILO 138 och 182)
- diskriminering i anställning (ILO 100 och 111)
- säker och hälsosam arbetsmiljö (ILO 155 och ILO 187).
Arbetsrättsliga villkor enligt kollektivavtal
Om arbetet utförs under sådana förhållanden att svensk rätt är tillämplig kan det i stället vara aktuellt att ställa villkor om lön, semester och arbetstid enligt ett svenskt centralt kollektivavtal.
Leverantörens skyldighet enligt kontraktet
Kontraktsvillkoren på basnivå och avancerad nivå skiljer sig när det gäller omfattningen och vilka underleverantörer som omfattas.
Omfattningen av villkoren
Villkoren på basnivå anger att leverantören ska fullgöra kontraktet i enlighet med följande villkor avseende arbetares rättigheter:
- ILO:s kärnkonventioner om tvångsarbete, barnarbete, diskriminering samt föreningsfrihet och organisationsrätt (nr 29, 87, 98, 100, 105, 111, 138 och 182).
Villkoren gäller för arbetare då de utför arbete inom ramen för kontraktet då svensk arbetsrätt inte är tillämplig. Detta förklaras närmare i bilaga 1 i Tillämpningsstödet.
Villkoren på avancerad nivå anger att leverantören ska fullgöra kontraktet i enlighet med följande villkor avseende mänskliga rättigheter, arbetares rättigheter, miljöhänsyn och anti-korruption (hållbara leveranskedjor):
- FN:s allmänna förklaring om de mänskliga rättigheterna.
- FN:s barnkonvention, artikel 32
- ILO:s åtta kärnkonventioner om tvångsarbete, barnarbete, diskriminering samt föreningsfrihet och organisationsrätt (nr 29, 87, 98, 100, 105, 111, 138 och 182)
- den arbetsrättslagstiftning som gäller i landet där arbetet utförs, inklusive bestämmelser om lön, arbetstid, ledighet och arbetsmiljö
- den miljöskyddslagstiftning som gäller i landet där arbetet utförs, och
- FN:s konvention mot korruption.
Villkoren gäller all verksamhet med anknytning till kontraktet och förklaras närmare i bilaga 2 i Tillämpningsstödet.
Underleverantörer
Enligt upphandlingslagstiftningen ska upphandlande myndigheter kräva att leverantören ska säkerställa att dennes underleverantörer som ”direkt medverkar” till att fullgöra kontraktet uppfyller de ställda villkoren.
Med ”direkt medverkar” menas den personal som producerar eller sätter samman en vara, tillhandahåller en tjänst eller utför arbete i en byggentreprenad oavsett hur många mellanled som finns mellan leverantören och den eller de underleverantörer som fullgör kontraktet.
I praktiken är det svårt att tolka begreppet ”direkt medverkar till fullgörande av kontraktet” och fastslå en generell princip för exakt vilka underleverantörer som omfattas. En bedömning av om en underleverantör i praktiken direkt eller omedelbart fullgör kontraktet blir därmed en fråga framförallt i samband med uppföljningen. Då ska en leverantör redogöra för hur eventuella underleverantörer som direkt medverkat till att fullgöra kontraktet har efterlevt de arbetsrättsliga villkoren.
Många gånger är produktions-, förädlings-, monterings- och förpackningsprocesserna för en vara uppdelade mellan olika leverantörer i en kedja av underleverantörer. I sådana fall är underleverantörer som ”direkt medverkar” begränsade till dem som slutligen monterar eller sätter samman varan så att den definitionsmässigt utgör föremålet för kontraktet och/eller uppnår den funktion som avsetts. Det vill säga det som ska köpas av den upphandlande myndigheten.
Exempel: Mobiltelefoner
Om det till exempel är mobiltelefoner som ska upphandlas omfattas enligt resonemanget ovan exempelvis inte utvinning och förädling av de metaller och mineraler som ingår i telefonen. Det produktionsled som ”direkt medverkar till fullgörande av kontraktet” är det som genomför den slutliga monteringen av telefonen. Det kan vara motiverat för upphandlande myndigheter att ställa arbetsrättsliga villkor i tidigare led i leveranskedjan. Även om det inte finns någon skyldighet. Metaller och mineraler som ingår i elektroniska produkter utvinns ofta i högriskländer. Utvinningen av vissa mineraler, framför allt tenn, tantal, guld och volfram, bidrar i vissa regioner till att finansiera väpnade grupper och därmed pågående konflikter. Mineralerna har därför kommit att klassas som så kallade konfliktmineraler.
Villkoren på avancerad nivå om hållbara leveranskedjor omfattar inte bara de underleverantörer som direkt medverkar till fullgörande av kontraktet, utan villkoren omfattar hela leveranskedjan.
FN:s vägledande principer om företag och mänskliga rättigheter tydliggör att det inte är tillräckligt att enbart arbeta med sina direkta leverantörer. Det är företagens ansvar att identifiera var i värdekedjan som de allvarligaste riskerna för negativ påverkan på mänskliga rättigheter förekommer och prioritera sina ansträngningar dit. Det är sällan hos de direkta leverantörerna som de största riskerna för negativ påverkan finns.
Leverantören ska därmed, utifrån sin riskanalys, kunna identifiera var de största riskerna finns och genom olika åtgärder minska riskerna i dessa led. Vilka åtgärder som är lämpliga att vidta kan variera och kommer i hög utsträckning att vara beroende av leverantörens inflytande över aktörer i olika led i leveranskedjan.
Hur leverantören uppfyller kontraktsvillkoren
Leverantören ska uppfylla kontraktsvillkoren genom att vidta åtgärder för att förebygga och hantera avvikelser från Villkoren. Syftet är att säkerställa att leverantören arbetar med en effektiv riskhantering i leveranskedjan.
Uppföljning av villkoren och hantering av brister
Observera att det ska framgå av upphandlingsdokumenten att leverantören är skyldig att redovisa hur villkoren uppfylls. Det ska ske på det sätt och inom den tid som ni som upphandlande organisation anger. Upphandlingsdokumenten bör, för att öka transparensen och förutsebarheten för leverantören, inkludera anvisningar om vilka frågeställningar som denne ska svara på vid uppföljning.
Det bör också framgå i upphandlingsdokumenten att leverantören ska möjliggöra för den upphandlande organisationen att själv, eller genom ombud, genomföra revisioner hos leverantören eller hos dennes underleverantörer för att säkerställa att villkoren uppfylls.
Kontraktet bör även reglera hur eventuella brister ska hanteras.
Mer om hur uppföljningen kan gå till och hur brister kan hanteras i fasen Förvalta
Kommunicera villkoren till potentiella leverantörer
Det är bra att fundera över hur ni kan föra dialog med potentiella leverantörer och hur villkoren kan kommuniceras vid genomförandet av upphandlingen. Utmaningarna i leveranskedjorna är många och det kan finnas behov av att ge stöd kring hur företag kan hantera detta.
Genom att göra processen förutsebar och transparent för leverantörerna ökar också kunskapen om vilka åtgärder som ska vidtas under kontraktstiden för att förbygga och hantera riskera.