Så upphandlade Bollnäs kommun ljus som tjänst

En grundlig analys av verksamhetens behov är a och o för en lyckad upphandling. Projektet använder sig av en metod som innebär att man går ut och djupintervjuar i verksamheten tills man uppnår en mättnad. Det vill säga att när svaren börjar återkomma och det inte längre kommer fram ny information har man fått en djup förståelse av behoven.

Behov som kom fram i intervjuerna var till exempel att kunna använda samma lokaler på flera olika sätt, att skapa goda lärmiljöer i undervisning och att utforma en miljö som inkluderar alla.

Ljusmiljö är inte en kärnkompetens för kommunal verksamhet. För att projektet skulle förstå behoven och möjligheterna ytterligare, och säkerställa att kommande beslut skulle vila på vetenskaplig grund, genomfördes en direktupphandling av expertkompetens från KTH. På så sätt fick man många insikter om vilket ljus som är gynnsamt för mänsklig verksamhet och hållbarhetsaspekter kring olika tekniska alternativ.

– Efter behovsanalysen och sonderingen av marknadens möjligheter blev vår hypotes och vision att vi genom att hyra en tjänst skulle få en bättre ljusmiljö med större flexibilitet och anpassningsbarhet till verksamheten, och därutöver en långsiktigt lägre kostnad. Dessutom en mer hållbar lösning där vi skulle kunna ställa krav på till exempel lång livslängd på produkter, återtag och återvinning, säger Sigrid Petterssén.

För att göra en mer noggrann marknadsanalys och ge företagen möjlighet att förstå kommunens behov bjöds alla leverantörer inom området in till en öppen hearing. Även lokala elektriker var inbjudna. Kommunen presenterade visionen och förde en dialog kring möjligheterna att leverera enligt den.

Leverantörerna var initialt inte positiva till kommunens idéer och uttryckte att de inte trodde att det skulle vara möjligt leverera den önskade tjänsten till ett acceptabelt pris. Trots den tuffa återkopplingen gick projektet vidare och tog fram ett utkast till förfrågningsunderlag som skickades på remiss till marknaden. Det kom in många inspel som analyserades och som bidrog till det slutliga upphandlingsdokumentet.

Visionen om en ny form av belysningslösning behövde förankras hos politiker och ledning. Genom den noggranna behovsanalysen och med samlad kunskap från aktuell forskning fanns ett gediget kunskapsunderlag att redovisa. Ekonomisk och miljömässig hållbarhet var viktigt för att få beslut om att gå vidare och upphandla en innovativ lösning. Därför gjordes en riskanalys och en ekonomisk- och miljömässig kalkyl kring att hyra en ljustjänst i stället för att köpa ny armatur och nya lampor.

Kommunen hade ett ramavtal för belysning, men enbart för produkter. För att uppnå visionen behövdes en mer innovativ lösning.
– Den här upphandlingen av ny ljuslösning var begränsad till skolor och förskolor. Övrig verksamhet avropar fortsatt på befintligt ramavtal, förklarar Sigrid Petterssén.

För att öppna upphandlingen för innovation behöver små leverantörer med nya lösningar få möjlighet att lämna anbud. En risk med detta är att små eller nystartade företag ofta har låg likviditet och därmed kan riskera att gå i konkurs. Dessa risker bedömdes vara möjliga att hantera genom en anpassad betalningsmodell och en möjlighet att avropa belysning på ramavtalet i stället, i händelse av att den upphandlande leveranterören skulle gå i konkurs eller få svåra leveransproblem. Därmed visade riskanalysen att det inte skulle innebära några risker alls att hyra belysning.
Den ekonomiska kalkylen visade att en mer energieffektiv hyrlösning skulle ge besparingar på sikt, bland annat genom sänkt elförbrukning och mindre behov av underhåll i egen regi. Hållbarhetskalkylen innehöll en övergång till mer cirkulära produkter på sikt, med ett stort lärmoment för kommunen och leverantören som ett plus för omställningsarbetet. Men ett första steg i hållbar riktning var att överge lysrören för mer energieffektiv belysning.

Projektet gjorde en informationsföredragning för delar av kommunstyrelsen och kommunchefens ledningsgrupp där beslutsunderlaget presenterades. Kommunfullmäktige fick därmed en gedigen förståelse för visionen och konsekvenserna av en upphandling av ny form av belysning. Beslut om att genomföra upphandlingen enligt förslaget togs av fastighetsgruppen, där kommunchefen var med. Gruppen har därefter intresserat följt processen och resultatet.

Inför upphandlingen genomfördes ytterligare en dialog med marknaden, som också filmades för att fler skulle kunna ta del av informationen.

– Att ha dialog med marknaden är avgörande för en smidig upphandling av en innovativ lösning. Vi behöver spela med öppna kort för att skapa förståelse för våra behov och förväntningar på en kommande upphandling. Genom att vara öppna och tydliga och lyssna på marknaden inför upphandlingen undviker vi också överprövning, säger Sigrid Petterssén.

Det slutliga förfrågningsunderlaget presenterades för för att kunna ge svar på juridiska frågor. Nu var intresset för den kommande upphandlingen betydligt större.

– Marknaden hade fått komma med inspel och bidra till utformningen av förfrågningsunderlaget. Nu var det tydligt att det här skulle bli en upphandling och många var intresserade av att lämna anbud, säger Sigrid.

Upphandlingen genomfördes som en funktionsupphandling, där kravet var att leverantören skulle ha ett helhetsåtagande för att uppfylla funktionsrelaterade krav och ge en flexibilitet i ljussättningen av lokalerna. Förutom tekniska krav på lösningen innehöll upphandlingen även krav på bland annat anpassning av ljussättning i dialog med verksamheten, utveckling av lösningen under avtalstiden, kunskapshöjande insatser hos kommunen och åtgärder av fel.

För att inte utestänga små leverantörer med innovativa lösningar efterfrågades inte hög likviditet i företaget och betalningsmodellen erbjöd tätare betalningar än normalt i kommunens avtal.

I upphandlingen ingick också att leverantörerna skulle installera och demonstrera sin belysningslösning i en källarlokal. Den upphandlade experten från KTH bidrog med sin kunskap i utformningen av utvärderingen och fanns på plats för att bedöma lösningarna. Det gav kommunen en ovärderlig möjlighet att förstå leverantörernas erbjudanden och hitta fel som annars kanske inte hade upptäckts.

Anbuden utvärderades enligt en mervärdesmodell där prisavdrag gavs för lösningens modularitet och flexibilitet och hur miljömässigt hållbar den var. Vinnande i upphandlingen blev den lilla leverantören Brighteco.

Belysningslösningen som levererades bygger på naturligt dagsljus, där lokalerna också färgsätts med jordfärger för att skapa en lugn och harmonisk miljö. Belysningen utgörs av energieffektiva LED-lampor som är monterade i akustikplattor. Lamporna är därmed enkla att ändra och flytta runt och vissa lampor kan ändra ljusfrekvens.

Belysningen går att reglera och ställa om för olika behov med max tre reglage för att det ska vara enkelt för användarna att styra. Alla ska klara av att ställa in belysning efter behov. Två gånger om året kommer leverantören och gör anpassningar om så behövs.

Kommunen betalar ett fast pris per år för tjänsten. En stor fördel är att de nu inte behöver äska några investeringsmedel för att byta ut de gamla lysrören eller lösa akuta behov. Årsavgiften går på driftsbudgeten och de har därmed större koll på kostnaderna. Förutom att ha fått en bättre och utvecklingsbar ljusmiljö och mer hållbara produkter bedöms lösningen i slutänden vara billigare än en traditionell lösning.

– Till exempel gick elförbrukningen för belysning ned med 50 procent direkt. Nu är den bara en fjärdedel av tidigare förbrukning. Vi behöver inte heller använda vaktmästartid för byte av lampor eller andra åtgärder med belysningen. Sådant ingår i tjänsten. Och med lamporna monterade i akustikplattorna finns heller ingen armatur som behöver dammas. Även det en besparing. Dessutom blir användningen av lokalerna mer flexibel. I stället för att bygga om är det nu enklare att förändra verksamheten i en lokal genom att ändra ljussättningen, säger Sigrid Petterssén.