Kan man lägga till nya tjänster i ett befintligt dynamiskt inköpssystem?

Kan man i ett upprättat dynamiskt inköpssystem för en viss tjänst lägga till andra tjänster som liknar tjänsten man upprättade systemet för?

Detta för att minimera antalet aktiva dynamiska inköpssystem.

Hej,

Det framgår varken av lagen eller dess förarbeten exakt vilka ändringar som är möjliga att göra i ett befintlig dynamiskt inköpssystem. Dynamiska inköpssystem ska annonseras löpande och vid upphandlingar i ett dynamiskt inköpssystem ska den upphandlande organisationen tillämpa bestämmelserna för selektivt förfarande. Utöver en skyldighet att meddela kommissionen vid ändring av det dynamiska inköpssystemets löptid, finns inga särskilda regler om vad som gäller under annonseringstiden. Utrymmet att ändra i det dynamiska inköpssystemet bör därför vara detsamma som möjligheten att ändra andra pågående, annonserade upphandlingar som inte avser dynamiska inköpssystem.

I sammanhanget kan nämnas att frågan om vilka ändringar som är möjliga att genomföra under ett dynamiskt inköpssystems löptid, så vitt vi känner till, aldrig har blivit prövad i domstol. Rättsläget för vilka möjligheter som finns får därför betraktas som oklart.

Generellt om ändringar under annonsering
Vid annonsering av ett dynamiskt inköpssystem som uppskattas överstiga tröskelvärdet ska den upphandlande organisationen tillämpa de standardformulär som kommissionen har tagit fram. Vid ändringar ska standardformuläret ”Ändring av meddelande” användas. Det innebär att meddelandet skickas på nytt med uppdaterad information.

I kommissionens vägledning om dynamiska inköpssystem anges att omfattningen när det gäller tillåtna ändringar är begränsad när dynamiska inköpssystem används. Om andra ändringar till exempel krävs vad gäller de ursprungligen identifierade köparna måste ett nytt dynamiskt inköpssystem inrättas. Vid större ändringar behöver därmed meddelandet publiceras på nytt. Det innebär att upphandlingen ska avbrytas och annonseras på nytt.

Syftet med kravet på att meddelandet ska publiceras på nytt vid väsentliga ändringar är bland annat att säkerställa att de leverantörer som redan en gång har avfärdat upphandlingen får kännedom om ändringen och på nytt kan ta ställning till om upphandlingen är intressant eller inte utifrån de ändrade förutsättningarna.

Utifrån den vägledning som finns bör det inte vara möjligt att lägga till nya tjänster i ett befintlig dynamiskt inköpssystem. Så vitt vi känner till har dock inte frågan prövats i domstol.

Vilka alternativ finns om man vill lägga till ytterligare tjänster?
Eftersom det enligt vår bedömning, som utgångspunkt, inte är möjligt att lägga till nya tjänster i ett befintligt dynamiskt inköpssystem så finns det i huvudsak två olika alternativ för att hantera ett tillkommande behov av nya tjänster under inköpssystemets löptid.

Det första alternativet är att avsluta det befintliga inköpssystemet och därefter inrätta ett nytt dynamiskt inköpssystem som omfattar samtliga tjänster som den upphandlande organisationen har behov av. Det andra alternativet är att upphandla de tillkommande tjänsterna vid sidan av det befintliga inköpssystemet, kanske genom ett ramavtal eller genom att inrätta ytterligare ett dynamiskt inköpssystem om förutsättningarna för att inrätta ett dynamiskt inköpssystem är uppfyllda.

Vilket av alternativen som är lämpligast att tillämpa i det enskilda fallet beror till stor del på om de tillkommande tjänsterna måste utföras tillsammans med någon av de tjänster som omfattas av det befintliga dynamiska inköpssystemet, och kanske till och med av samma leverantör, eller om de kan tillhandahållas av en annan leverantör.

Läs mer
Läs mer om vad som gäller vid ändring av giltighetstiden för ett dynamiskt inköpssystem som innebär att inköpssystemet avslutas i förtid i inlägget Kan man avsluta ett dynamiskt inköpssystem (DIS) i förtid? i vår Frågeportal.

Källhänvisningar

• artikel 49 Europaparlamentets och rådets direktiv 2014/24/ EU (LOU-direktivet) – meddelande om upphandling ska användas som anbudsinfordran för alla förfaranden och ska offentliggöras i enlighet med artikel 51
• Kommissionens genomförandeförordning (EU) 2019/1780 (eForms) – EU:s standardformulär för annonsering av offentliga upphandlingar (konsoliderad version)
• beaktandesats 81 i direktiv 2014/24/EU (LOU-direktivet) – utrymmet för vilka ändringar som får göras i upphandlingsdokumenten
• 8 kap. 6 § LOU– den upphandlande organisationen ska anmäla ändringar av det dynamiska inköpssystemets giltighetstid till Europeiska kommissionen
• Europeiska kommissionens riktlinjer för användning av dynamiska inköpssystem, s. 31 – Omfattningen när det gäller tillåtna ändringar och motsvarande meddelanden är begränsad när dynamiska inköpssystem används. Det finns regler och motsvarande meddelanden som förlänger löptiden för det berörda dynamiska inköpssystemet eller avslutar det. Om andra ändringar krävs, däribland när det gäller de ursprungligen identifierade köparna (ändring eller tillägg av köpare) måste ett nytt dynamiskt inköpssystem inrättas.