Kan leverantören fortsätta att skicka pappersfaktura om ramavtalet säger det, trots e-faktura krav?

Hej, vad gäller avseende avrop som görs efter den 1 april 2019 från ett ramavtal som är tecknat innan den 1 april 2019? Kan leverantören fortsätta att skicka pappersfaktura om ramavtalet säger det?

Hej Mara,

Lagen (2018:1277) om elektroniska fakturor till följd av offentlig upphandling (lagen om e-faktura vid upphandling) är endast aktuell att tillämpa till följd av offentlig upphandling som påbörjats efter den 1 april 2019 enligt:

• lagen (2011:1029) om upphandling på försvars- och säkerhetsområdet (LUFS),
• lagen (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU),
• lagen (2016:1146) om upphandling inom försörjningssektorerna (LUF) eller
• lagen (2016:1147) om upphandling av koncessioner (LUK).

Frågan är om avropet du beskriver är en upphandling som påbörjats efter den 1 april 2019, eller om den anses ha påbörjats i och med att upphandlingen av ramavtalet påbörjades innan den 1 april 2019.

När anses en upphandling påbörjad när tilldelning av kontrakt sker enligt ett ramavtal?
De nya upphandlingslagarna gäller enbart för upphandlingar som har påbörjats efter ikraftträdandet. Ett upphandlingsförfarande får därmed anses ha påbörjats när den upphandlande myndigheten eller enheten beslutat att inleda ett upphandlingsförfarande och detta beslut kommit till kännedom utåt. Vid förfaranden i flera steg innebär detta att det är det inledande steget som påbörjar upphandlingen. Vid ramavtal är denna tidpunkt då förfarandet för att ingå ramavtalet inleds. Av den anledningen kommer bestämmelser i de gamla upphandlingslagarna (ÄLOU och ÄLUF) att tillämpas på exempelvis förnyade konkurrensutsättningar enligt sådana ramavtal där förfarandet för att ingå ramavtalet har påbörjats före ikraftträdandet av de nya lagarna.

Detta talar för att en förnyad konkurrensutsättning (eller ett avrop enligt en fördelningsnyckel för den delen) inte är en ny upphandling som påbörjas utan den anses påbörjad när upphandlingen av ramavtalet påbörjades. Stämmer detta omfattas inte en förnyad konkurrensutsättning som görs efter den 1 april 2019 enligt ett ramavtal där upphandlingen påbörjades innan den 1 april 2019 av lagen om e-faktura vid upphandling. Det bör dock noteras att Upphandlingsmyndigheten inte har tagit ställning i frågan om när en upphandling anses påbörjad när tilldelning av kontrakt sker enligt ett ramavtal.

Det är upp till respektive upphandlande myndighet och enhet att tolka och tillämpa lagen om e-faktura vid upphandling på ett korrekt sätt. Vid osäkerhet om en bestämmelse är tillämplig eller inte kan det vara lämpligt att göra en restriktiv bedömning. En sådan bedömning av en bestämmelse som innehåller en skyldighet för myndigheten eller enheten bör resultera i om den följer bestämmelsen.

Källhänvisningar
prop. 2015/16:195 s. 918–919 - bestämmelser i de gamla upphandlingslagarna (ÄLOU och ÄLUF) kommer tillämpas på exempelvis förnyade konkurrensutsättningar enligt sådana ramavtal där förfarandet för att ingå ramavtalet har påbörjats före ikraftträdandet av de nya lagarna.

Med vänlig hälsning,

Hej,

Jag har samma fråga, men angående ett dynamiskt inköpssystem. Systemet som sådant upphandlades innan den 1 april 2019 och kommer att vara giltigt än ett par år. Vi har villkor i systemet om hur fakturering ska gå till, som bland annat innebär att vi kan fråga efter pappersfaktura.

Eftersom ett dynamiskt inköpssystem upphandlas genom ett tvåstegsförfarande (selektivt förfarande), anser vi utifrån vad ni skrivit ovan att upphandlingen påbörjades innan e-fakturalagen trädde i kraft. Är det något i er bedömning som ändras på grund av att det handlar om ett dynamiskt inköpssystem?

Tack på förhand.

Hälsningar,
Erik

Hej Erik,

Inledningsvis bör noteras att ett dynamiskt inköpssystem är en elektronisk metod för upphandling och inte ett upphandlingsförfarande. Däremot ska den upphandlande myndigheten använda sig av bestämmelserna om ett selektivt förfarande vid upphandlingar i ett dynamiskt inköpssystem.

Det framgår inte uttryckligen av lagen om offentlig upphandling (LOU) eller dess förarbeten om en upphandling inom ramen för ett dynamiskt inköpssystem ska anses vara påbörjad i samband med inrättandet av systemet, eller om den anses påbörjad vid den tidpunkten då den upphandlande myndigheten bjuder in godkända leverantörer att lämna anbud. Däremot framgår det, precis som min kollega skriver i sitt svar ovan, av förarbetena att en upphandling anses påbörjad vid det inledande steget i ett tvåstegsförfarande.

Även Högsta förvaltningsdomstolen har diskuterat frågan om när en upphandling ska anses vara påbörjad och uttalat att den tidpunkt för när en upphandling anses påbörjad generellt bör sammanfalla med tidpunkten för när en upphandlande myndighets beslut kan bli föremål för överprövning. Eftersom det redan vid inrättandet av systemet finns en möjlighet att överpröva myndighetens beslut talar Högsta förvaltningsdomstolens uttalande för att en upphandling enligt ett dynamiskt inköpssystem anses vara påbörjad i samband med själva inrättandet av systemet.

Utifrån vad som anges i förarbetena och domstolens tolkning är lagen om e-faktura alltså inte nödvändigtvis vara tillämplig för upphandlingar som genomförs inom ramen för ett dynamiskt inköpssystem om systemet inrättades innan den 1 april 2019.
 
Övergångsbestämmelserna i lagen om e-faktura
Syftet till varför lagstiftaren valde att utforma övergångsbestämmelserna på så sätt att lagen om e-faktura inte ska vara tillämplig på fakturor som utfärdas till följd av offentliga upphandlingar som har påbörjats före lagen trädde i kraft är att detta skulle riskera att stå i strid med principen om öppenhet. Principen om öppenhet innebär bland annat att alla krav som ställs i en upphandling ska vara tydliga och förutsebara. Att i efterhand införa ett krav på elektroniska fakturor skulle kunna medföra ökade kostnader som leverantören inte hade kännedom om vid tidpunkten för upphandlingen.

Skillnaden mellan ett dynamiskt inköpssystem och en upphandling som genomförs som ett tvåstegsförfarande, är bland annat att nya leverantörer kan ansöka om att få delta i det dynamiska inköpssystemet under hela systemets giltighetstid. Ett dynamiskt inköpssystem är därmed inte låst till de ursprungliga parterna och det finns heller ingen skyldighet för de leverantörer som är godkända i systemet att lämna anbud. Den eventuella merkostnad som ett krav på elektroniska fakturor skulle medföra kan leverantörerna räkna in i anbudspriset, så länge kravet på elektroniska fakturor ha införts och kommit till leverantörernas kännedom innan den upphandlande myndigheten skickar ut en inbjudan om att lämna anbud inom ramen för systemet. Det är därför tveksamt om, och i så fall hur länge, övergångsbestämmelserna är tillämpliga vid upphandling i ett dynamiskt inköpssystem. Den upphandlande myndigheten bör därför undersöka möjligheten att ändra villkoren för fakturering i DIS:et.

Precis som min kollega skriver är upp till respektive upphandlande organisation att tolka och tillämpa lagen om e-faktura vid upphandling på ett korrekt sätt. För ytterligare frågor avseende obligatorisk e-faktura till offentlig sektor och hur lagen om e-fakturering ska tillämpas hänvisar vi till myndigheten för digital förvaltning (DIGG).

Källhänvisningar

• 8 kap. 3 § lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) – vid upphandlingar i ett dynamiskt inköpssystem ska den upphandlande myndigheten tillämpa bestämmelserna om selektivt förfarande
• prop. 2015/16:195 s. 918 – vid förfarande i flera steg anses det inledande steget vara det som påbörjar upphandlingen
• HFD 2013 ref. 31 – en upphandling anses påbörjad när myndighetens beslut kan bli föremål för överprövning
• prop. 2015/16:195 s. 558 – ett DIS beskrivs som en tvåstegsprocess där det första steget innebär att systemet inrättas och leverantörer ansöker om att få delta
• övergångsbestämmelser lag (2018: 1277) om elektroniska fakturor till följd av offentlig upphandling (lagen om e-faktura)
• prop. 2017/18:153 s. 40 – syftet varför lagen om e-faktura inte ska gälla för fakturor som utfärdas till följd av offentliga upphandlingar som påbörjats före lagen trädde i kraft.

Vänliga hälsningar,