Förhandsannonsering som anbudsinbjudan vid förhandlat förfarande

Den 25 oktober 2023 blir EU:s nya standardformulär för annonsering av offentliga upphandlingar, eForms, obligatoriskt att använda vid annonsering över tröskelvärdena. Det här inlägget berörs i viss utsträckning av ändringarna men har ännu inte uppdaterats med aktuell information. Vi avser uppdatera inlägget inom kort.

Hej,

Om man använder sig av förhandsannons som anbudsinfordran (10 kap. 2 §) så får man in ett antal intresseanmälningar från olika företag. När det sedan är dags att göra upphandlingen skickar UM ut en inbjudan att bekräfta intresse (10 kap. 8 §). Intresset ska då bekräftas av det tidigare intresserade leverantörerna.

• Finns det någon tid inom vilket det ska ske?
• Finns det några krav på vad intressebekräftelsen ska innehålla?

Som jag läser 11 kap 3 § ska leverantörerna ändå komma in med en anbudsansökan, utöver bekräftelsen på intresse, och att det gäller en tidsfrist om 30 dagar.

• Stämmer det? Då har ju inte förhandsannonsen fungerat som en anbudsinfordran, utan då är det ju begäran om bekräftande av intresse som blir den faktiska anbudsinfordran?
• Då blir ju förfarandet med förhandsannons snarast ett trestegsförfarande och man sparar ingen tid jämfört med att annonsera anbudsinfordran som vanligt?

Hej Gustaf!

Upphandlingsmyndigheten har för närvarande inte tagit fram några tabeller för förfarandet vid användning av förhandsannons som anbudsinfordran, men jag kan göra några observationer om hur tidsfristerna är angivna i direktiv 2014/24/EU (LOU-direktivet), lagen om offentlig upphandling (LOU) och upphandlingsförordningen. De får dock anses som preliminära.

Inledande anmärkningar
En förhandsannons som anbudsinfordran innebär att en upphandlande myndighet endast behöver skicka en annons, men den upphandlande myndigheten behöver i övrigt beakta ungefär samma steg som vid ett vanligt selektivt förfarande eller förhandlat förfarande med föregående annonsering, bortsett från vissa förkortade tidsfrister. Till följd av hur LOU-direktivets artiklar har utformats finns det dock vissa tidsfrister som inte är reglerade och andra som definieras på något särpräglade sätt, varför det inte är möjligt att kategoriskt säga hur vissa tidsfrister i praktiken kommer att löpa.

Något förenklat bör förfarandet vid användning av förhandsannons som anbudsinfordran ungefär se ut så här:

1. Publicering av förhandsannons 
2. Tid att komma in med intresseanmälan 
3. Begäran att bekräfta intresse och komma in med anbudsansökan 
4. Kvalificering 
5. Tid att komma in med anbud 
6. Utvärdering 
7. Tilldelning.

Intresseanmälan och begäran om att bekräfta intresse
När förhandsannonsen har publicerats ska den upphandlande myndigheten ge potentiella anbudssökande möjlighet att lämna intresse samt ange sista datum för mottagande av intresseanmälan i förhandsannonsen (se bland annat Bilaga V Del B avsnitt II punkt 8 i LOU-direktivet och standardformulär 1). Någon tidsfrist som anger hur lång tid leverantörerna ska få på sig att uttrycka sitt intresse anges däremot inte i direktiven och det har inte heller tagits in några bestämmelser om detta i nya LOU eller i Upphandlingsförordningen. Hänsyn bör dock tas till upphandlingsföremålet och hur lång tid leverantörerna kan behöva för att ta ställning till innehållet i förhandsannonsen.

Istället innehåller LOU-direktivet och upphandlingsförordningen uppgifter om att förhandsannonsen ska skickas för publicering åtminstone 35 dagar före inbjudan att bekräfta intresse skickas.

Upphandlingsförordningen 11 §: "En förhandsannons som används som anbudsinfordran enligt 10 kap. 2 § första stycket lagen (2016:1145) om offentlig upphandling eller 10 kap. 2 § första stycket lagen (2016:1146) om upphandling inom försörjningssektorerna ska skickas för publicering senast 35 dagar men tidigast 12 månader före den dag då inbjudan att bekräfta intresse skickas. Förhandsannonsen får avse en period om längst 12 månader från den dag annonsen skickades.” (vår fetstilt)

Då dagen för inbjudan att bekräfta intresse inte nödvändigtvis inträffar i direkt anslutning till sista dag för mottagande av intresseanmälan uppstår dock i praktiken en förskjutning som ger upphov till viss osäkerhet om vilken tidsfrist som är lämplig. Vad begäran att bekräfta intresse ska innehålla framgår av 10 kap. 8 § LOU och ytterst av Bilaga IX i LOU-direktivet. När en förhandsannons används som anbudsinfordran enligt 10 kap. 2 § ska intresserade leverantörer anmäla sitt intresse för kontraktet.

Anbudsansökningar
Tidsfristen på 30 dagar för att komma in med anbudsansökan räknas framåt från inbjudan att bekräfta intresse, vilket till synes innebär att inbjudan att bekräfta intresse blir utgångspunkten för beräkningen, dels av tiden som förhandsannonsen ska ligga ute, dels den tid då leverantörer som lämnat en intresseanmälan ska få på sig att sedan komma in med en anbudsansökan.

11 kap. 3 § första stycket LOU: ”Vid selektivt förfarande, förhandlat förfarande med föregående annonsering, konkurrenspräglad dialog och förfarande för inrättande av innovationspartnerskap ska tidsfristen för att komma in med anbudsansökningar vara minst 30 dagar från den dag då annonsen om upphandling skickades för publicering eller, när en förhandsannons har använts som anbudsinfordran, från den dag då inbjudan att bekräfta intresse skickades till anbudssökandena. Detta gäller om inte något annat följer av 10 §.” (vår fetstilt)

Författningskommentaren: ”I första stycket behandlas tidsfristen för anbudsansökningar. Tidsfristen har förkortats i den nya lagen från minst 37 dagar till minst 30 dagar. Förfarandet för inrättande av innovationspartnerskap är en nyhet. Även möjligheten att använda en förhandsannons som anbudsinfordran enligt 10 kap. 2 § saknar motsvarighet i LOU. Inbjudan att bekräfta intresse regleras i 10 kap. 8 §. När en förhandsannons används som anbudsinfordran ges leverantörerna först möjlighet att anmäla sitt intresse för kontraktet. Någon särskild tidsfrist för en sådan anbudsansökan finns inte i lagen eller LOU-direktivet. Bestämmelsen i 1 § är dock tillämplig även i dessa fall. I 10 § finns bestämmelser som innebär att tidsfristerna enligt 3 § första stycket får förkortas vid tidsbrist i vissa fall.” (se prop. 2015/16:195 s. 1061, se även s. 1056)

Anbud
Efter att anbudsansökningar kommit in ska tidsfristen att komma in med anbud vara minst 30 dagar från den dag då inbjudan att lämna anbud skickades till utvalda anbudssökande, men tidsfristen kan komma att förkortas, eller förlängas, i enlighet med 11 kap. 5–10 §§ LOU (se 11 kap. 3 § andra stycket LOU). Det kan noteras att 11 kap. 5 § om förkortande av tidsfrister efter förhandsannonsering förutsätter att ”den upphandlande myndigheten har förhandsannonserat utan att annonsen använts som anbudsinfordran”. Regleringen förutsätter med andra ord en förhandsannonsering enligt 10 kap. 3 § (jämför prop. 2015/16:195 s. 640-641 och s. 1062).

Läs mer
Läs mer om förhandsannonsering på vår webbplats.

Med vänlig hälsning

Hej!

Mattias skriver:
Något förenklat bör förfarandet vid användning av förhandsannons som anbudsinfordran ungefär se ut så här:

1. Publicering av förhandsannons 
2. Tid att komma in med intresseanmälan 
3. Begäran att bekräfta intresse och komma in med anbudsansökan 
4. Kvalificering 
5. Tid att komma in med anbud 
6. Utvärdering 
7. Tilldelning 

Och jag undrar om detta även gäller förhandsannons för tjänster av sådant slag som anges i bilaga 2 där upphandlingsförfarandet är ett förenklat förfarande enligt 19:2? Eller kan några steg strykas, ex.steg 4 och 5.

Hej,

En myndighet som ska upphandla tjänster av sådant slag som anges i bilaga 2 till lagen om offentlig upphandling (LOU) får, istället för att använda en annons om upphandling, även använda en förhandsannons som anbudsinfordran (se 10 kap. 2 § andra stycket LOU). För att en förhandsannons ska kunna användas vid upphandling av tjänster av sådant slag som anges i bilaga 2 till LOU krävs dock att upphandlingens värde överstiger tröskelvärdet (se 19 kap. 3 § andra stycket LOU).

Vid upphandling av tjänster av sådant slag som anges i bilaga 2 till LOU kan alla myndigheter oavsett förfarande använda sig av förhandsannonsering som anbudsinfordran. Av förhandsannonsen ska det bland annat framgå vilka typer av tjänster som kontrakten kommer att omfatta. Förhandsannonsen ska även innehålla den information som anges i del I i bilaga V i LOU-direktivet (se artikel 75.1 b i LOU-direktivet samt prop. 2015/16:195 s. 610).

Precis som min kollega Mattias skrivit i sitt svar innebär en förhandsannons som anbudsinfordran att en upphandlande myndighet endast behöver skicka en annons, men den upphandlande myndigheten behöver i övrigt beakta ungefär samma steg som vid ett vanligt förfarande med föregående annonsering. Att den upphandlande myndigheten använder sig av en förhandsannons vid upphandling av sådana tjänster som anges i bilaga 2 till LOU genom ett förenklat förfarande bör inte medföra någon annan tolkning av rättsläget. Det innebär att förfarandet något förenklat skulle se ut så här:

1. Publicering av förhandsannons
2. Tid att komma in med intresseanmälan
3. Begäran att bekräfta intresse och komma in med anbud
4. Tid att komma in med anbud
5. Kvalificering
6. Utvärdering
7. Tilldelning.

Rättstillämpningen får dock avgöra vad som gäller i denna fråga.

Notera att förhandsannonser som huvudregel inte får omfatta en period som är längre än 12 månader och att förhandsannonsen ska skickas för publicering mellan 35 dagar och 12 månader före den dag då inbjudan att bekräfta intresse skickas. En förhandsannons som avser sociala tjänster och andra särskilda tjänster får dock omfatta mer än 12 månader, men den ska då offentliggöras kontinuerligt (se prop. 2015/16:195 s. 1051).

Med vänliga hälsningar,

Hej,
Finns det möjlighet att ändra tågordningen i förfarandet?
Jag tänker här på att passa på att kvalificera anbudsgivarna när man ändå vet vilka de är, så de slipper lägga ned tid på ett anbud om de ändå inte kommer kvalificeras. Känns ju mer ärligt mot dem.

Ordningen blir då som följer:

1. Publicering av förhandsannons(ev. användning av begränsningskriterier för begränsning av antalet anbudsgivare)
2. Tid att komma in med intresseanmälan
3. Begäran att bekräfta intresse och (ATT) komma in med anbud
4. Kvalificering 
5. Tid att komma in med anbud
6. Utvärdering
7. Tilldelning.

Hej Daniel,

Den ordning du beskriver är den ordning min kollega Mattias redogör för i sitt svar. En förhandsannons som anbudsinfordran innebär att en upphandlande myndighet endast behöver skicka en annons, men den upphandlande myndigheten behöver i övrigt beakta ungefär samma steg som vid ett vanligt selektivt förfarande eller förhandlat förfarande med föregående annonsering, bortsett från vissa förkortade tidsfrister.

Det andra svaret i tråden redogör för vad som bör gälla när en förhandsannons används som anbudsinfordran vid förenklat förfarande.

Vilken ordning som ska gälla beror alltså på vad det är som upphandlas och vilket förfarande som är aktuellt.

Med vänliga hälsningar,